Thomson Reuters
photo of hand surrounded by flowers

Bring Your Passion

Apply Now    

Réceptionniste/Répartiteur

Thomson Reuters Exception 11/17/2017 2:14:31 PM Montreal, QC Canada
Job Description

An English version will follow

Division : DT Impôt et Comptabilité

Lieu : Montréal – 3333 boulevard Graham (Mont-Royal)

Titre du poste : Réceptionniste/Répartiteur

Objectif:

Le répartiteur a la responsabilité de surveiller la réception, d’accomplir les tâches administratives, et d’assister autant que nécessaire le responsable administratif. À l’issue de sa période de formation, le candidat doit avoir acquis les compétences requises pour mener à bien toutes les tâches en relation avec le poste.

Le candidat devra acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour accomplir les tâches suivantes :

 

Mener à bien les tâches en relation avec la réception :

  • Répondre au téléphone avec efficacité et courtoisie
  • Accueillir et prendre en charge les visiteurs et les clients au téléphone, et les orienter vers la personne concernée
  • Conduire les visiteurs vers les salles de conférence, pour les réunions
  • Proposer et servir des rafraîchissements (eau, café, etc…) aux visiteurs
  • Transférer les appels vers les messageries vocales appropriées
  • Prendre les messages, et les transmettre aux personnes concernées
  • Signer tous les reçus nécessaires lors d’une livraison à la réception
  • Préparer les courriers et colis nécessaires quotidiennement
  • Maintenir la propreté de la réception
  • Remettre au laitier les chèques accompagnant chaque nouvelle livraison
  • Ranger le lait au réfrigérateur
  • Faire parvenir les factures au centre de vérification des factures

 

Proposer un service à la clientèle :

  • être au fait des produits et services proposés par l’entreprise
  • Répondre aux questions élémentaires des clients
  • Expliquer comment effectuer des téléchargements
  • Proposer des informations de base sur les produits
  • Inviter les clients à passer par le site internet de l’entreprise pour trouver des instructions plus précises

 

Accomplir les tâches administratives :

  • Faire toutes les photocopies demandées
  • Recevoir et distribuer les fax
  • Vérifier la boîte courriel de la réception et faire parvenir les courriels aux personnes concernées lorsque c’est nécessaire
  • Faxer sur demande les informations relatives aux produits ou aux ateliers de formation
  • Commander des cartouches d’encre pour la machine à affranchir
  • Préparer les enveloppes pour les envois de courrier
  • Préparer les lettres et documents nécessaires si requis
  • Assister les autres départements lorsque cela est nécessaire
  • Accomplir des tâches supplémentaires lorsque le responsable administrative le demande

 

Aptitudes requises

  • Bilinguisme (anglais et français)
  • Capacité à faire des calculs simples
  • Sens des priorités et de l’organisation 
  • Capacités d’analyse
  • Capacité à analyser des textes simples           
  • Connaissances en informatique
  • Capacité à accomplir plusieurs tâches simultanément
  • Bonnes capacités de communication
  • Capacité à travailler en équipe

L'utilisation du masculin est choisie pour des fins de lisibilité; il inclut le féminin et n'est pas discriminatoire. Seules les candidatures retenues seront contactées.

Thomson Reuters offre un environnement de travail à la fois stimulant et encourageant et nous sommes fiers que notre entreprise ait été nommée parmi les 100 Meilleurs Employeurs au Canada de 2009 – 2018, un des Meilleurs Lieux de Travail de 2006 – 2017 et un des Meilleurs lieux de travail pour les femmes en 2015 et 2017. Nous sommes prêts à envisager un travail de la maison pour un candidat ayant un handicap ou ayant une demande d'accès spécifique. Au besoin, nous accommoderons durant tout le processus de recrutement et d'évaluation.

Chez Thomson Reuters, nous croyons que ce que nous faisons importe. Nous sommes passionnés par notre travail, inspirés de l'impact qu'il a sur notre entreprise et nos clients. En équipe, nous croyons en gagner en tant qu'un: collaborer pour atteindre des objectifs communs et se développer à travers des expériences stimulantes et significatives. Avec plus de 45 000 employés dans plus de 100 pays, nous travaillons facilement par-delà les frontières et réalisons des innovations qui contribuent à façonner les industries à travers le monde. Faire en sorte que cela se produise est un processus dynamique et évolutif, et nous comptons sur chaque employé pour être un catalyseur dans la conduite de nos performances et des leurs.

En tant qu'entreprise mondiale, nous comptons sur la diversité de la culture et de la pensée pour atteindre nos objectifs. Pour nous assurer que nous pouvons le faire, nous recherchons des employés talentueux et qualifiés dans toutes nos installations à travers le monde, quelle que soit la race, la couleur de la peau, le genre, y compris la grossesse, l'identité et l'expression du genre, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, le handicap, l'âge, l'état matrimonial, le statut de citoyen, le statut de vétéran ou toute autre classification protégée par la loi. Thomson Reuters est fière d'être un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances en matière d'emploi et qui offre un lieu de travail sans drogue.

Intrigué par un défi aussi vaste et fascinant que le monde lui-même? Venez nous rejoindre.

Pour en savoir plus sur ce que nous offrons, visitez thomsonreuters.com/careers.

Vous trouverez plus d'informations sur Thomson Reuters sur thomsonreuters.com.

_____________________________________________________________________________________

Department: DT Tax and Accounting

Location: Montreal – 3333 Graham Boulevard (Mount Royal)

Title: Receptionist/Dispatcher

Purpose:

The Dispatcher is responsible for overseeing the reception area, performing general administrative tasks and assisting the Manager of Office Administration as necessary. Upon completion of the training period, the trainee is expected to have acquired the necessary competencies to reach the desired specific outcomes related to his or her position.

Objectives:

 The trainee will acquire knowledge and competencies allowing him/her to accomplish the following:

 

Carry out the tasks related to the reception area:

  •  Answer the phone promptly and courteously
  • Greet visitors and callers and direct them to the appropriate Individual
  • Direct visitors to conference and/or show rooms for meetings
  • Offer and serve refreshments (water, coffee, etc.) to visitors on site for meetings
  • Transfer callers to the appropriate voicemail boxes
  • Take messages and distribute them to the appropriate Individuals
  • Sign for all deliveries arriving through front door and file delivery receipts
  • Prepare packages and mail to be sent on a daily basis
  • Tidy reception area as needed
  • Deliver cheque to the milkman along with new order
  • Place milk in fridge
  • Deliver invoice to Controller

 

Offer customer service to clients:

  • Be knowledgeable regarding the Company's products and services
  • Respond to clients' basic questions
  • Explain download procedures
  • Offer basic product Information as required
  • Direct callers to the Company website for further instructions

 

Execute general administrative tasks:

  •  Make photocopies as required
  • Receive and distribute faxes
  • Verify general e-mail account and forward e-mails to appropriate individuals
  • Fax product or workshop information to customers upon request
  • Order ink for postage machine
  • Prepare envelopes for mailing (stuffing)
  • Prepare letters or documents as requested
  • Assist other departments as required
  • Perform additional tasks as requested by Manager of Office Administration

 

Skills required

  • Bilingual (English and French)                                    
  • Ability to perform simple calculations
  • Sense of organization and priorities                                     
  • Analytical
  • Ability to analyze basic text                                         
  • Computer literate
  • Ability to multi-task                                                     
  • Strong communication (verbal and written)
  • Team-work oriented

Thomson Reuters offers an environment that is both challenging and supportive, and we are proud to have been named one of Canada’s Top 100 Employers from 2009 – 2018, a Best Workplace from 2006 – 2017, and a Great Place to Work for Women in 2015 and 2017. We consider work from home arrangements for people with a disability or specific accessibility needs. If requested, accommodation will be provided throughout the recruitment and assessment process.

At Thomson Reuters, we believe what we do matters. We are passionate about our work, inspired by the impact it has on our business and our customers. As a team, we believe in winning as one - collaborating to reach shared goals, and developing through challenging and meaningful experiences. With more than 45,000 employees in more than 100 countries, we work flexibly across boundaries and realize innovations that help shape industries around the world. Making this happen is a dynamic, evolving process, and we count on each employee to be a catalyst in driving our performance - and their own.

As a global business, we rely on diversity of culture and thought to deliver on our goals. To ensure we can do that, we seek talented, qualified employees in all our operations around the world regardless of race, color, sex/gender, including pregnancy, gender identity and expression, national origin, religion, sexual orientation, disability, age, marital status, citizen status, veteran status, or any other protected classification under country or local law. Thomson Reuters is proud to be an Equal Employment Opportunity/Affirmative Action Employer providing a drug-free workplace.


Intrigued by a challenge as large and fascinating as the world itself? Come join us.

To learn more about what we offer, please visit thomsonreuters.com/careers.

More information about Thomson Reuters can be found on thomsonreuters.com.



Locations
Montreal-Quebec-Canada
Req #: JREQ094345
Locations: Montreal-Quebec-Canada
Job Function: Exception
Apply Now    
Link for schema